SharePoint 2013 propose un mécanisme de gestion des demandes d’accès à une collection de site bien pratique. Il permet de centraliser la gestion des demandes et de conserver l’historique dans SharePoint.

Pré-requis

Afin d’en profiter, il faut une ferme avec l’envoi de mail configuré et autoriser les demandes d’accès au niveau de la collection de site.

Pour la configuration de la ferme, il suffit de passer par la Centrale d’Administration (1) ou d’utiliser le script PowerShell de l’article smtp4dev (2).

Site Settings > Users and Permissions > Site permissions

2014-06-27 08_03_24-mRemoteNG - confCons.GLA.20140211.xml

Dans le ruban, cliquer sur Access Request Settings

2014-06-27 08_03_57-mRemoteNG - confCons.GLA.20140211.xml

Cocher Allow access request et renseigner une adresse mail de contact (exemple : contact@intra.net)

2014-06-27 08_04_48-mRemoteNG - confCons.GLA.20140211.xml

Fonctionnement

Un utilisateur qui tente de se connecter au site mais qui ne dispose pas des autorisations nécessaires, est accueilli par une page lui proposant de demander un accès et donner une explication.

La page affiche les messages saisis par le demandeur et les administrateurs, s’il y en a préalablement eu.

AccessRequest1

En même temps, un mail est envoyé à l’adresse de contact (contact@intra.net) pour prévenir d’une nouvelle demande d’accès. Cette demande permet de savoir qui demande un accès, sur quel site et reprend le message saisi.

2014-06-27 10_02_56-LERDA Ghislain wants to access 'Portal Home' - Message (HTML)

Le lien Accept or decline this request pointe sur /Demandes daccs/pendingreq.aspx ou /Access Requests/pendingreq.aspx

Cette page affiche toutes les demandes d’accès réparties entre celles en attente et celles traitées.

En cliquer sur les … d’une ligne, une fenêtre modale affiche les détails de la demande. Elle permet de :

  • donner des permissions au demandeur ;
  • refuser l’accès au demandeur ;
  • demander plus d’information au demandeur.

Une fois la demande traitée, elle passe dans la section historique.

AccessRequest2

Le demandeur est alors prévenu par mail que sa demande d’accès a été traitée.

2014-06-27 10_05_32-Administrator has responded to your request for 'Portal Home' - Message (HTML)

Références:

1 – Configure outgoing email for a SharePoint 2013 farm

2 – Mail facile sur un environnement de développement : smtp4dev